Teil 3: Einordnen von Informationen

SERIE KRISEN MEISTERN – MIT ODER OHNE KI?

Einordnen – Relevanz erkennen, Entwicklungen antizipieren, Optionen strukturieren
Nachdem im ersten Schritt relevante Informationen strukturiert erfasst wurden (Teile 1, 2), besteht die nächste Aufgabe des Krisenstabs darin, diese Informationen einzuordnen. Ziel dieses Schritts ist es, die Bedeutung der verfügbaren Informationen für die Organisation zu verstehen und daraus mögliche Handlungsoptionen abzuleiten.

Während im Schritt Erfassen Transparenz über Informationen hergestellt wird, geht es im Schritt Einordnen darum, Zusammenhänge zu erkennen, Risiken zu bewerten und mögliche Entwicklungen abzuschätzen. Erst durch diese Einordnung wird aus einer strukturierten Informationsbasis eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.

Das Ziel des Einordnens ist keine Vollanalyse, sondern die Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses, eines sog. Shared Mental Models darüber, welche Entwicklungen plausibel sind, welche Risiken priorisiert werden müssen und welche Handlungsoptionen realistisch zur Verfügung stehen. Ein Shared Mental Model (deutsch: gemeinsames mentales Modell) beschreibt das geteilte Verständnis von Wissen, Aufgaben und Zielen innerhalb eines Teams. Es ermöglicht den Mitgliedern, Situationen ähnlich zu interpretieren, Verhalten vorherzusagen und Aufgaben effizienter zu koordinieren. Es umfasst gemeinsame Vorstellungen über Abläufe, Strukturen und Zusammenarbeit).

In Krisensituationen stellt man sich häufig früh die Frage nach dem „Warum“. Wer ist verantwortlich? Welche Fehler haben zu der Entwicklung geführt? Diese Fragen sind für die spätere Aufarbeitung einer Krise zwar wichtig, jedoch sind sie nur rückwärts gerichtet Für den Entscheidungsprozess im Krisenstab stehen sie daher gerade bei der ersten Lagebesprechung zunächst nicht im Vordergrund.

Im Schritt Einordnen geht es nicht um Schuldzuweisungen oder eine detaillierte Ursachenanalyse. Der Fokus liegt vielmehr darauf zu verstehen, welche Auswirkungen die vorliegenden Informationen für die Organisation und für das Umfeld haben und welche Risiken oder Entwicklungen sich daraus ergeben können.

Entscheidend ist daher nicht die Frage „Warum ist das passiert?“, sondern vielmehr:

• Welche Auswirkungen ergeben sich aktuell für die Organisation?
• Welche Bereiche sind betroffen oder könnten betroffen sein?
• Welche Risiken ergeben sich daraus kurz-, mittel- oder langfristig?
• Welche Entwicklungen sind plausibel, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden?

Diese Perspektive hilft dem Krisenstab dabei, sich auf die Steuerung der Krise zu
konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit der Suche nach Verantwortlichkeiten zu verschwenden.

Die Masterfrage im Krisenmanagement:
Ein zentraler Bestandteil des Einordnens ist die Betrachtung möglicher Entwicklungen. Krisen sind dynamische Situationen, in denen sich Rahmenbedingungen schnell verändern können. Deshalb ist es für den Krisenstab entscheidend, nicht nur den aktuellen Informationsstand zu betrachten, sondern auch mögliche Entwicklungen mitzudenken. Ein Krisenstab darf nicht zum Getriebenen der Lage werden. Sein Ziel ist es, durch Antizipation die potenzielle Lageentwicklung mental vorwegzunehmen, kurz: Er muss „vor die Lage kommen“. Dabei spielt eine einfache, aber wirkungsvolle Leitfrage eine zentrale Rolle:

„Was wäre, wenn …?“
Diese Masterfrage im Krisenmanagement hilft dabei, mögliche Szenarien frühzeitig zu erkennen und Handlungsoptionen vorzubereiten. Typische Fragestellungen, die zum Denken in Szenarien animieren, können beispielsweise sein:

• Was wäre, wenn sich die Entwicklung weiter verschärft?
• Was wäre, wenn ein kritischer Dienstleister ausfällt?
• Was wäre, wenn sich die Auswirkungen auf weitere Bereiche ausweiten?
• Was wäre, wenn Medien oder Behörden verstärkt reagieren?

Diese Perspektive erweitert den Blick von der reinen Beschreibung der Informationen auf mögliche Entwicklungen. Der Krisenstab kann dadurch frühzeitig erkennen, welche Risiken entstehen könnten und welche Maßnahmen vorbereitet werden sollten.

Zusammenhänge erkennen und Risiken bewerten
Die Einordnung der Informationen erfolgt typischerweise entlang mehrerer Betrachtungsperspektiven. Dazu gehört die Bewertung möglicher Auswirkungen auf unterschiedliche Lagefelder, wie zum Beispiel:

• Mitarbeitende
• Umwelt
• Zeitkritische Geschäftsprozesse
• Kunden oder Partner
• Infrastruktur und Systeme
• Reputation oder öffentliche Wahrnehmung
• rechtliche oder regulatorische Anforderungen.

Darüber hinaus ist es wichtig, mögliche Interdependenzen sowie Fern- und Nebenwirkungen zu erkennen. In komplexen Situationen entstehen Probleme häufig nicht durch ein einzelnes Ereignis, sondern durch das Zusammenwirken mehrerer Faktoren. So kann eine technische Störung beispielsweise operative Prozesse beeinflussen, was wiederum Auswirkungen auf Kunden und Partner haben kann.

Der Krisenstab versucht daher, aus den vorhandenen Informationen ein möglichst genaues Bild der aktuellen Risikosituation zu entwickeln und zu ermitteln, welche Entwicklungen plausibel und damit erwartbar sind.

Handlungsoptionen strukturieren
Ein zentraler Bestandteil des Einordnens besteht darin, mögliche Handlungsoptionen zu identifizieren. Das Ziel besteht darin, dem Krisenstab eine Entscheidungsbasis zu schaffen, auf derer er Maßnahmen priorisieren kann.

In komplexen Situationen kann es verlockend sein, sehr detaillierte Analysen zu erstellen und alle möglichen Optionen umfassend zu bewerten. In der Realität von Krisensituationen ist dafür jedoch meist keine ausreichende Zeit vorhanden. Lange Analyseprozesse können sogar dazu führen, dass notwendige Entscheidungen zu spät getroffen werden. Zu kurze Analysen können dazu führen, dass kleinteilige, aber dafür abzuarbeitende Maßnahmen forciert werden, während das strategische Handlungserfordernis in Vergessenheit gerät („Fixierungsfehler“, vgl. Paulus, D., Fathi, R., Fiedrich, F. et al. On the Interplay of Data and Cognitive Bias in Crisis Information Management. Inf Syst Front 26, 391–415 (2024).

Stattdessen hat es sich bewährt, Handlungsoptionen pragmatisch zu strukturieren. Typischerweise werden einige wenige zentrale Optionen betrachtet, etwa:

• Welche Maßnahmen können die Entwicklung kurzfristig stabilisieren?
• Welche Maßnahmen reduzieren Risiken oder Folgeschäden?
• Welche Maßnahmen schaffen Zeit für weitere Entscheidungen?

Für jede dieser Optionen sollten zumindest grundlegende Aspekte betrachtet werden, beispielsweise:

• erwartete Wirkung der Maßnahme
• mögliche Risiken oder (unbeabsichtigte) Fern- und Nebenwirkungen
• erforderliche Ressourcen
• Zeitbedarf für die Umsetzung.

Mithilfe dieser strukturierten Betrachtung kann der Krisenstab auch unter Zeitdruck fundierte Entscheidungen vorbereiten, ohne sich in zu detaillierten Analysen zu verlieren.

Wo KI unterstützen kann
Auch im Schritt des Einordnens kann KI unterstützend eingesetzt werden. Dies betrifft insbesondere Situationen, in denen große Datenmengen analysiert oder komplexe Zusammenhänge erkannt werden müssen.

KI kann beispielsweise helfen,

• Muster in großen Datenbeständen zu erkennen,
• mögliche Entwicklungen auf Basis vorhandener Daten zu analysieren und in die Zukunft zu übertragen,
• Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Informationsquellen sichtbar zu machen,
• oder Szenarien strukturiert aufzubereiten.

Der Mehrwert liegt dabei vor allem in der analytischen Unterstützung. KI kann dem Krisenstab zusätzliche Perspektiven auf Daten liefern und helfen, komplexe Informationslagen schneller zu strukturieren. Die Bewertung der Ergebnisse sowie die Ableitung von Handlungsoptionen bleiben jedoch weiterhin Aufgabe des Krisenstabs. Entscheidungen über Maßnahmen und Prioritäten sind Führungsaufgaben und können nicht an technische Systeme delegiert werden.

Leitfragen:
Welche Entwicklungen sind auf Basis der aktuellen Informationen plausibel? Und welche Handlungsoptionen ergeben sich daraus?

Drei Kernfragen:

• Was wäre, wenn sich die Entwicklung weiter verschärft?
• Welche Maßnahmen stabilisieren die Situation kurzfristig?
• Welche Optionen schaffen Handlungsspielraum für weitere Entscheidungen?

Nutzen:
Diese strukturierte Betrachtung ist hilfreich, um auch in komplexen Situationen handlungsfähig zu bleiben und Entscheidungen vorzubereiten.