Stellen wir uns einmal vor, eine Organisation setzt ein Projekt auf, dessen Ziel es ist, eine neue Sicherheitskonzeption zu etablieren und umzusetzen. Die Ausgangsbasis ist bei solchen Aufgabenstellungen oft recht überschaubar, sodass der Gesamtprozess eine ganze Kette von Einzelthemen umfasst. Diese könnten beispielsweise wie folgt aus-sehen:
Nun liegt es in der Natur der Dinge, dass hierzu externe Fachberater, Planer und schließlich Handwerksunternehmen benötigt werden, deren Tätigkeiten oft voneinander abhängig und daher eng zu verzahnen sind. Dies bedingt, dass die einzelnen Player zeitlich und inhaltlich so gesteuert werden müssen, dass unterschiedliche Einzelleistungen bestmöglich ineinandergreifen und miteinander harmonieren. Verantwortliche, die möglicherweise wenig Routine bezüglich der projektbezogenen Abläufe haben, geraten hier schnell an ihre Grenzen, da sie Abhängigkeiten vielleicht nicht erkennen, kritische Pfade nicht als solche werten und möglicherweise die Auswirkungen auf das Gesamtziel nicht in Gänze überblicken. Insofern liegt es nahe, solche Projekte durch professionelle Steuerungsmethoden zu managen, um für alle Beteiligten ein möglichst störungsfreies Arbeiten zu gewährleisten. So kann sichergestellt werden, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Dies mag in den oben erwähnten frühen Phasen der Konzipierung und Planung noch besser gelingen als in der anschließenden Bauphase, doch dazu später mehr. Bleiben wir zunächst in der „Schreibtischphase“: Die erforderlichen Informationen für die notwendigen Analysen und Schlussfolgerungen können kaum in Gänze delegiert und beispielsweise durch externe Berater zusammengetragen werden. In der Regel liegen sie bei den Verantwortlichen einer Organisation zumindest implizit vor. Und die Aufgabenstellung der frühen Phasen ist es, einerseits dieses Wissen zu dokumentieren und andererseits ein gemeinsames Verständnis dazu zu schaffen, beispielsweise bei Risikobetrachtungen.
Ist dieser Schritt getan, liegt die Basis für weitere Festlegungen auf dem Tisch, die dann auf Arbeitsebene zusammengestellt und dokumentiert werden. Wichtig ist es hierbei, bei in sich abgeschlossenen Leistungspaketen immer die Entscheidungsträger einzubeziehen: Arbeitsergebnisse müssen präsentiert, möglicherweise anstehende Entscheidungen durch sogenannte Entscheidungsvorlagen vorbereitet und Freigaben zum Abschluss einzelner Phasen eingeholt werden. Erst dann begibt man sich in die nächste Projektphase.
Ist auf diese Art und Weise die Konzeption und Planung abgeschlossen, geht es an die Vergabe der Leistungen und anschließend in die heißeste Phase eines Projektes, nämlich die Umsetzung. Wer Erfahrung in Bauprojekten hat wird wissen, dass alle Methoden des Projektmanagements hier Grenzen kennen. Denn die Werkzeuge eines Monteurs auf der Baustelle sind nicht Notebook und MS-Project, sondern Hammer und Meißel. Auf dem Bau werden durch Handwerker Tatsachen geschaffen, die bedingt durch den Charakter der Tätigkeit nie an die Qualität einer industriellen Serienfertigung heranreichen. Monteure und Handwerker sind Menschen und machen eigene Fehler, oder sie setzen Fehler von anderen Beteiligten, zum Beispiel von Planern, um. Das Ergebnis ist in beiden Fällen unbefriedigend. Man kann die Fehlerquote durch präventive Maßnahmen zwar senken, insbesondere muss man aber möglichst frühzeitig, professionell und vor allem wirksam auf solche Abweichungen reagieren. Eine Perfektion wird es am Bau nie geben. Die oft zu Unrecht gescholtenen Handwerker sind ganz sicher nicht die einzige Ursache dafür, sondern vielmehr das Gesamtsystem. Schließlich ist jedes Objekt und jede Baustelle ein Unikat. Die zum gemeinsamen Erfolg verdammten Planungsbüros und Handwerksunternehmen lernen sich oft auf der Baustelle erst kennen. Eine gemeinsame Erfahrungskurve, vergleichbar mit einer Serienfertigung, kann es also hier kaum geben.
Umso wichtiger ist es, bei Inbetriebnahmen und Abnahmeprozessen genauestens nicht nur die Funktion von Systemen und Anlagen zu testen (wir freuen uns, wenn bei Melderauslösung eine Lampe blinkt), sondern auch zu prüfen, ob die Schutzziele, die ganz am Anfang der Konzeption bestimmt wurden, durch die neu installierten Techniken erreicht werden können. Und ob die Prozesse, die mit einer bestimmten Technologie in Zusammenhang stehen, mit der Lösung umgesetzt werden können. Diese wenig technische und sehr funktionale Methodik einer Prüfung sollte durch jene Nichttechniker durchgeführt werden, die später im alltäglichen Betrieb mit den Systemen zu tun haben.
Zusammengefasst sind also auch in Securityprojekten die Methoden eines zeitgemäßen Projektmanagements gerade in den frühen Phasen wichtige Hilfsmittel, um bei Projektierung und Planung gute Ergebnisse zu erzielen. In den späteren Phasen sollte man bezüglich der Perfektion realistisch bleiben und anerkennen, dass auf dem Bau Menschen arbeiten – und Menschen machen Fehler. Eine abschließende Test- und Abnahmephase sollte in der Lage sein, solche Fehler nahezu vollständig aufzudecken und natürlich zu korrigieren, damit die Schutzziele der Konzeption erfolgreich erfüllt werden können.
