SERIE KRISEN MEISTERN – MIT ODER OHNE KI?
Das 4E-Krisenentscheidungsmodell beruht auf folgendem Leitsatz: Wirksame Krisenführung folgt einem klaren Entscheidungszirkel
– Erfassen – Einordnen – Entscheiden – Evaluieren.
Das Modell auf einen Blick
Das 4E-Krisenentscheidungsmodell (vgl. auch Teil 1 unserer Serie, „Führen unter Unsicherheit“) beschreibt einen strukturierten Führungs- und Entscheidungsprozess der Arbeit im Krisenstab. Es basiert auf vier Schritten: Erfassen, Einordnen, Entscheiden und Evaluieren. Diese Schritte helfen dabei, Informationen systematisch zu verarbeiten, Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen und die Wirkung eingeleiteter Maßnahmen zu überprüfen.
Der Prozess beginnt mit dem Erfassen relevanter Informationen. In diesem Schritt werden Hinweise aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, strukturiert und in eine belastbare Entscheidungsgrundlage überführt. Ziel ist es, Transparenz über die entscheidungsrelevanten Informationen herzustellen.
Darauf folgt das Einordnen. Die verfügbaren Informationen werden analysiert, kontextualisiert und bewertet, um ihre Bedeutung für die Organisation, für die Lageentwicklung und auch für das Umfeld zu verstehen. Dabei werden Zusammenhänge, Risiken, mögliche Entwicklungen und Handlungsoptionen betrachtet.
Im dritten Schritt werden Entscheidungen durch die Leitung getroffen und Maßnahmen verbindlich ausgelöst. Der Krisenstab legt fest, welche Handlungen erforderlich sind, priorisiert Maßnahmen und steuert deren Umsetzung.
Der vierte Schritt ist die Evaluation. Hier wird überprüft, welche Wirkung die eingeleiteten Maßnahmen haben und ob Anpassungen erforderlich sind. Die Ergebnisse dieser Bewertung fließen wiederum in den nächsten Durchlauf des Entscheidungsprozesses ein.
Das Modell ist als kontinuierlicher Entscheidungszirkel konzipiert. Neue Informationen oder veränderte Rahmenbedingungen können jederzeit einen erneuten Durchlauf auslösen. Auf diese Weise bleibt der Krisenstab auch in dynamischen Situationen handlungsfähig.
Erfassen – Aus Informationen eine belastbare Entscheidungsgrundlage machen
Der erste Schritt im 4E-Krisenentscheidungsmodell besteht darin, die relevanten Informationen strukturiert zusammenzuführen und eine belastbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Ziel des Erfassens ist es, Transparenz über die entscheidungsrelevanten Informationen herzustellen und ein gemeinsames Informationsverständnis innerhalb des Krisenstabs zu schaffen.
In Krisensituationen treffen Informationen häufig gleichzeitig aus unterschiedlichen Bereichen ein. Hinweise sind oft unvollständig, einzelne Meldungen betreffen nur Teilaspekte und wichtige Informationen sind noch nicht verifiziert. Ohne eine systematische Strukturierung dieser Informationen entsteht schnell ein unübersichtliches Bild, das Entscheidungen erschwert.
Der Schritt Erfassen dient daher dazu, eingehende Informationen zu sammeln, zu strukturieren und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei geht es zunächst nicht darum, Informationen bereits zu interpretieren oder Maßnahmen abzuleiten. Entscheidend ist vielmehr, die vorhandenen Informationen so aufzubereiten, dass sie für den weiteren Entscheidungsprozess nutzbar werden. Ziel ist nicht Vollständigkeit um jeden Preis, sondern eine belastbare und entscheidungsrelevante Informationsbasis.
Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen
Informationen entstehen in Krisensituationen an vielen Stellen innerhalb und außerhalb einer Organisation. Interne Quellen können beispielsweise Fachbereiche, operative Einheiten, Standorte, Servicefunktionen oder technische Monitoring-Systeme sein. Hinzu kommen externe Hinweise von Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Behörden, (Sozialen) Medien oder anderen Partnerorganisationen.
Die Aufgabe des Krisenstabs besteht darin, diese unterschiedlichen Informationsströme zusammenzuführen und in eine strukturierte Form zu überführen. Entscheidend ist dabei nicht die Menge der Informationen, sondern ihre Relevanz und Nachvollziehbarkeit für den weiteren Entscheidungsprozess.
Neben eingehenden Meldungen gehört auch die aktive Informationsbeschaffung zum zu ganzheitlichen Betrachtung und Bewertung. Fehlende oder unklare Informationen müssen gezielt eingeholt werden, etwa durch Rückfragen bei Fachbereichen, strukturierte Statusabfragen bei Standorten, Abstimmungen mit externen Partnern oder durch die Auswertung technischer Systeme. Professionelle Krisenführung erschöpft sich deshalb nicht im Entgegennehmen von Informationen. Sie steuert Informationsgewinnung aktiv entlang der offenen Entscheidungsfragen.
Informationsfluten strukturieren
Ein zentrales Ziel des Erfassens besteht darin, aus einer Vielzahl einzelner Hinweise ein strukturiertes Informationsbild zu entwickeln. Dazu müssen Informationen geordnet, zusammengeführt, kontextualisiert und in einen nachvollziehbaren Zusammenhang gebracht werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, Informationen klar voneinander zu unterscheiden, etwa nach:
- bestätigten Fakten
- plausiblen Annahmen
- unbestätigten Hinweisen
- offenen Informationsbedarfen.
Diese Differenzierung verhindert, dass Vermutungen unbemerkt als Tatsachen behandelt werden. Gleichzeitig ermöglicht sie es dem Krisenstab, zu erkennen, welche Informationen für die nächsten Entscheidungen noch fehlen.
Ebenso wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation der eingehenden Informationen und ihrer zeitlichen Entwicklung. Gerade in dynamischen Situationen hilft eine strukturierte Chronologie dabei, Entwicklungen und Zusammenhänge besser zu verstehen.
Grundlage für die weiteren Schritte des Entscheidungszyklus
Der Schritt Erfassen schafft damit die Grundlage für alle weiteren Schritte im 4E-Krisenentscheidungsmodell. Erst wenn relevante Informationen sichtbar und strukturiert vorliegen, kann der Krisenstab ihre Bedeutung einordnen, Entscheidungen treffen und Maßnahmen wirksam steuern.
Ein strukturiertes Informationsbild unterstützt den Krisenstab dabei,
- Orientierung in einer dynamischen Situation zu gewinnen,
- Unsicherheiten transparent zu machen,
- Prioritäten bei der Informationsbeschaffung zu setzen,
- und eine Entscheidungsbasis auf Grundlage eines gemeinsamen Situationsbewusstseins zu schaffen.
Wo KI unterstützen kann
Gerade beim Erfassen kann der Einsatz von KI in bestimmten Situationen hilfreich sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn große Mengen an Daten oder Textinformationen verarbeitet werden müssen.
KI kann beispielsweise dabei unterstützen,
- umfangreiche Informationen zu strukturieren und zu kategorisieren,
- Meldungen automatisch zu clustern und zusammenzufassen,
- wiederkehrende Muster und Anomalien oder Auffälligkeiten selbstständig zu erkennen,
- oder Daten aus technischen Systemen schneller auszuwerten.
Der Mehrwert liegt vor allem in der Vorstrukturierung und Verdichtung von Informationen. KI kann helfen, aus einer Vielzahl eingehender Hinweise schneller eine erste Übersicht zu gewinnen und relevante Informationen sichtbar zu machen. So nutzt zum Beispiel Dataminr (eine „Artificial intelligence platform for event and risk detection“) künstliche Intelligenz, um Milliarden öffentlicher Daten (aus sozialen Medien, dem Deep und Dark Web, IoT-Sensoren etc.) zu durchsuchen und Kunden innerhalb von Sekunden über kritische Vorfälle zu informieren.
Gleichzeitig bleibt eine klare Unterscheidung bestehen: KI kann Informationen strukturieren, aber nicht deren Bedeutung für Entscheidungen festlegen. Kontextinformationen, unternehmensspezifische Besonderheiten, die strategische Tragweite, ethische Abwägungen und Implikationen für die Reputation können gezielter durch die menschliche Intelligenz in Einklang gebracht werden. Die Bewertung der Informationen und die Ableitung von Entscheidungen bleiben Aufgabe des Krisenstabs.
Leitfrage:
Haben wir bereits eine ausreichend belastbare Informationsbasis, um in den nächsten Schritt des Entscheidungszyklus einzusteigen?
Drei Kernfragen
- Welche Informationen sind gesichert?
- Welche Annahmen leiten derzeit unsere Einschätzung?
- Welche entscheidungsrelevanten Informationen fehlen noch?
Nutzen:
Erst wenn diese Fragen weitgehend geklärt sind, sollte der Krisenstab zum nächsten Schritt übergehen: dem Einordnen.